ROI

REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

TITRE I. GENERALITES

Article 1

Le présent Règlement d’ordre intérieur (ROI) a été élaboré par le Comité directeur et approuvé par l’Assemblée générale du 5 mars 2016.

Le présent Règlement est conforme aux statuts tel que publiés au Moniteur belge et approuvés par l’Assemblée générale du 5 mars 2016. Les dispositions des statuts priment toujours sur celles du présent Règlement.

Le présent Règlement a pour objectif de préciser les modalités pratiques de fonctionnement de l’Association.

TITRE II. LES MEMBRES

Article 2

L’Association se compose :

• de membres effectifs, à savoir des Pharmaciens Hospitaliers actifs en Belgique (Titulaire – Adjoint – Coordinateur – Remplaçant)

• de membres adhérents, à savoir :

-des Pharmaciens Hospitaliers non actifs (Pharmaciens hospitaliers en pause carrière ou

exerçant en dehors d’un hôpital belge) ou n’exerçant pas en officine hospitalière ;

-des Pharmaciens Hospitaliers retraités ayant exercé en Belgique ;

-des étudiants en spécialisation Pharmacie Hospitalière ;

-des Pharmaciens non hospitaliers (industrie, biologie, radiopharmacie, etc.)

-des représentants de l’Industrie et des instances officielles

• de membres d’honneur, à savoir les personnes qui, par leur engagement ou leurs actions ont favorisé le rayonnement et le développement de la profession. Les membres d’honneur sont nommés par le comité directeur de l’AFPHB.

Le membre s’adresse au Président de l’Association par courrier ordinaire ou électronique à l’adresse suivante :

president@afphb.be

au secrétaire de l’Association par courrier ordinaire ou électronique à l’adresse suivante :

secretaire@afphb.be

au trésorier de l’Association par courrier ordinaire ou électronique à l’adresse suivante :

tresorier@afphb.be

aux membres du comité directeur de l’Association par courrier ordinaire ou électronique à l’adresse suivante :

comitedirecteur@afphb.be

Article 3

Il est tenu un registre des membres qui reprend le nom, les coordonnées professionnelles et privées, et l’adresse mail de chacun des membres. Pour les membres effectifs, le registre indique également le numéro NISS et le lieu de résidence. Le membre s’engage à respecter les Statuts et Règlements votés par l’Assemblée générale et s’abstient d’agir d’une manière qui causerait à l’Association ou à la profession un préjudice moral ou matériel.

Article 5

Les demandes d’adhésion en tant que membre sont envoyées par écrit au Président de l’Association.

Les renseignements suivants doivent être communiqués avec la demande :

• Nom, Prénom, Date de naissance

• Coordonnées professionnelles complètes ( adr., tél., fax, etc.)

• Coordonnées privées

• N° Gsm

• Une adresse mail

• Année d’obtention du diplôme de pharmacien et Université

• N° NISS (pharmaciens belges)

• Une photo

Inscription en tant que membre effectif :

En tant que Pharmacien Hospitalier diplômé, il sera également demandé de communiquer par mail :

• Une copie du diplôme ou de l’attestation provisoire d’obtention de celui-ci.

• Le N° INAMI de pharmacien, n° de bandagiste, n° implants et prothèses.

• La mention de la fonction : pharmacien hospitalier titulaire ou adjoint

En faisant une telle demande d’adhésion, le membre accepte que ses coordonnées professionnelles soient mentionnées sur le site internet dans la rubrique « contacter un membre ». L’adresse mail renseignée sera utilisée pour réception des messages de notre Forum.

Inscription en tant qu’étudiant :

Si l’inscription se fait en tant qu’étudiant, il sera également nécessaire de communiquer une copie de la carte d’étudiant.

Pour rester membre jusqu’à l’obtention du certificat de pharmacien hospitalier, il sera nécessaire de communiquer chaque année une copie de la carte d’étudiant de l’année académique en cours, et cela avant le 30 novembre.

Article 6

Le membre effectif inscrit recevra en retour une carte de membre qui servira à enregistrer ses participations aux formations continues organisées par l’Association.

Article 7

Chaque membre reçoit également les invitations aux formations continuées nationales, francophones et locales ainsi que les nombreux messages des partenaires des firmes pharmaceutiques.

Tous les membres effectifs, les étudiants et les Pharmaciens Hospitaliers non actifs bénéficient d’un accès à la partie protégée du site www.afphb.be. L’accès au site internet sera effectif dans les 15 jours qui suivent la réception des informations demandées pour l’inscription en tant que membre.

L’accès à la partie protégée permet une navigation dans les modules ClinicalPharmacy, Cladimed, un accès à l’historique de la revue Pharmakon, à PharmaFormulary ainsi qu’aux nombreuses informations et travaux édités par les différents groupes de travail constitués au sein de l’Association.

Ils reçoivent également la revue de l’Association, PharmaNovelis. Seuls les membres effectifs bénéficient d’un accès au Forum. Via le Forum, il est possible de communiquer avec

d’autres membres. Le Forum est un mode de communication dont le contenu est uniquement réservé aux pharmaciens hospitaliers et ne peut être utilisé en dehors du Forum sans accord spécifique.

Les membres effectifs bénéficient également des avantages suivants :

• Accès au module E-learning, à la bibliothèque Cebam ainsi qu’à Pharlégis ;

• Accès online au tableau personnel établi par l’équipe informatique de l’Association reprenant le résumé des participations aux formations continues, avec un détail de la situation du membre par module pour pouvoir le faire valider par les autorités ;

• Prise en charge par l’Association de nombreuses assurances pour couvrir les événements qu’elle organise.

Chaque membre inscrit bénéficie également d’une assurance personnelle pour couvrir des conflits éventuels de type juridique au sein de son hôpital ainsi que d’une assurance responsabilité civile ;

• Remboursement des frais de défraiements lors d’une participation active à un groupe de travail ;

• Financement d’événements qui contribuent à l’épanouissement de la profession ;

• Enfin, en association avec la VZA (équivalent néerlandophone), l’union professionnelle nationale ABPH-BVZA supporte le règlement de l’inscription des membres à l’European Association of Hospital Pharmacist (EAHP)

Les autres membres bénéficient uniquement de l’accès à toutes les formations organisées par l’Association.

Un tableau annexé au présent Règlement reprend l’ensemble des avantages accordés en fonction du type de membre.

Article 8

Afin de pouvoir bénéficier de l’un ou l’autre des avantages repris à l’article 7, le membre s’engage à communiquer à l’Association toute modification de son statut professionnel.

Article 9

Le montant de la cotisation annuelle fixé par l’Assemblée générale doit être versé sur le compte de l’Association en suivant les modalités reprises sur la facture. L’envoi des cotisations se fait par courrier électronique à l’adresse mail reprise dans la base de données de l’Association.

En cas de retard de paiement de plus de trois mois, à dater de l’échéance, le membre est considéré comme démissionnaire et perd, ipso facto, tous ses droits, y compris ses droits en matière d’assurances. Toute demande de réinscription du fait d’un non-paiement de cotisation préalable entraînera des frais administratifs de 50 euros.

Le membre doit donc s’assurer d’avoir reçu la demande de paiement et que le versement a été effectué sur le bon compte et dans les délais. Le membre s’engage également à communiquer ses changements d’adresse au Comité.

TITRE 3. ORGANISATION

Article 10

La convocation aux réunions de l’Assemblée générale et du Comité directeur contient obligatoirement le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour. Elle est accompagnée de toutes les pièces nécessaires pour l’examen des points de l’ordre du jour et du PV de la réunion précédente. En cas de conflit d’intérêt concernant un point de l’ordre du jour de l’Assemblée générale ou du Comité directeur, la personne concernée est tenue d’en informer le Président de l’Association. Cette personne ne participera ni aux délibérations, ni au vote concernant la question de l’ordre du jour qui doit être traitée et qui est à la cause du conflit d’intérêt.

Article 11

Les réunions de l’Assemblée générale et du Comité directeur font l’objet d’un procès-verbal qui comprend au moins la liste des membres présents, absents ou excusés, l’approbation et/ou les remarques éventuelles relatives au PV de la réunion précédente, les décisions prises ainsi que la remise à une prochaine réunion des points non traités.

Article 12

Les documents de l’Association sont sous la responsabilité du secrétaire qui est chargé d’en assurer l’archivage. Il peut organiser un système de stockage d’information sur une plate-forme informatique (type Normadesk). La décision de recourir à une plate-forme spécifique est prise par le Comité directeur.

TITRE 4. L’ASSEMBLEE GENERALE

Article 13

Avant le début de l’Assemblée générale, les personnes mandatées transmettent à un membre du comité directeur désigné la procuration du membre qu’il représente.

TITRE 5. LE COMITE DIRECTEUR

Article 14

Les membres du comité directeur sont élus pour une durée de 4 ans.

Le nombre de mandats à pourvoir est fixé par le Président de l’Association et est égal au nombre maximum de membres (14) moins le nombre de membres dont le mandat n’arrive pas à terme dans l’année de l’élection. Pour une raison exceptionnelle, le Président de l’Association peut décider de fixer autrement le nombre de mandat à pourvoir.

Le Président de l’Association fixe le nombre de mandats à pourvoir au moins 12 semaines avant l’Assemblée générale statutaire. Il le communique à l’ensemble des membres effectifs de l’Association par courrier électronique. Les candidatures sont à envoyer au Président de l’Association par écrit au moins 6 semaines avant l’Assemblée générale statutaire. La candidature contient au moins un CV et une lettre de motivation.

Le Président de l’Association liste les candidatures retenues.

L’élection des membres du Comité directeur est organisée de manière électronique. Le Président de l’Association envoie par mail à chaque membre ayant le droit de vote un lien électronique pour lui permettre de voter conformément aux Statuts de l’Association.

Le membre effectif votera candidat par candidat pour au moins un nombre de candidats équivalent au nombre de mandats à pourvoir. Les candidats seront classés par ordre de nombre de voix obtenues. En cas d’ex-aequo, un tirage au sort sera organisé par l’Assemblée générale. Sur base de ce classement, les premiers candidats seront élus jusqu’à obtenir le nombre de mandats à pourvoir.

Le Président de l’Association communique les résultats du vote lors de l’Assemblée générale qui approuve la composition du Comité directeur.

Article 15

Après les élections, le Comité directeur choisit en son sein, à la majorité des deux tiers de tous ses membres:

- un Président de l’Association,

- un Vice-Président,

- un Secrétaire,

- un Secrétaire adjoint,

- un Trésorier,

- un Trésorier adjoint

Le Président représente l’Association dans les actes officiels et chaque fois que l’intérêt de l’Association le justifie. Il veille à la bonne tenue des réunions, notamment par la définition et le respect des ordres du jour, au respect des dispositions statutaires et du présent Règlement.

Le Vice-Président apporte son aide au Président et assume les charges du Président en cas d’indisponibilité du Président.

Le Secrétaire rédige les convocations et les procès-verbaux de l’Assemblée générale et du Comité directeur et en assure la diffusion. Il établit tous les documents internes suite aux décisions de l’Assemblée générale et du Comité directeur. Il assure la gestion du courrier adressé à l’Association au siège social.

Le trésorier veille à la bonne santé financière de l’Association, assure la gestion des comptes bancaires de l’Association, présente régulièrement le suivi du budget de l’Association au Comité directeur, etc.

Nul ne peut exercer deux fonctions en même temps.

Article 16

Dans des cas exceptionnels, lorsque l’urgence et l’intérêt de l’Association le requiert, les décisions du Comité directeur peuvent être prises à distance. Chaque membre du Comité directeur doit à cet égard s’assurer d’avoir les moyens nécessaires pour lui permettre de pouvoir participer en urgence à une réunion à distance par conference call ou video conference.

Article 17

Conformément aux statuts, le Comité directeur peut décider d’inviter de manière ponctuelle ou permanente une ou plusieurs personnes afin de conseiller le Comité dans un domaine spécifique.

La liste des invités permanents est fixée par le Comité directeur et est disponible sur simple demande adressée au Président de l’Association.

Article 18

Les membres du Comité directeur et les invités permanents présents lors d’une réunion sont gratifiés d’un jeton de présence dont le montant peut être réévalué chaque année.

Article 19

Les débats qui ont lieu lors des réunions du Comité directeur sont strictement confidentiels et demandent que les membres respectent un devoir de discrétion vis-à-vis de l’extérieur.

Article 20

Toute absence à une réunion du Comité directeur doit être valablement excusée. Après trois absences consécutives non justifiées, le membre pourra être considéré comme démissionnaire sauf si, après avoir été interrogé par le Président, il manifeste son intention contraire. TITRE 6. DISPOSITIONS DIVERSES Article

Le présent Règlement ne peut être modifié que par décision du Comité directeur sur demande d’au moins 1/5 des membres et à la majorité absolue des voix. Les modifications du Règlement d’ordre intérieur sont portées à l’approbation de l’Assemblée générale lors de sa prochaine réunion.